Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description

Vous assurez un appui opérationnel quotidien au dirigeant, en garantissant la bonne organisation de son activité, la gestion administrative de ses dossiers, et la fluidité de la communication interne et externe.

Missions principales
* Organisation de l'agenda et accueil
Gérer l'agenda et l'emploi du temps du dirigeant : prise de rendez-vous, gestion des courriers et e-mails, coordination des congés.
Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les visiteurs et partenaires.
Organiser la logistique des événements professionnels : réunions, déplacements, séminaires, salons, conférences téléphoniques, etc.
Préparer les dossiers nécessaires aux interventions du dirigeant (documentation, notes, supports.).

* Préparation et suivi des dossiers
Assurer la préparation en amont et le suivi administratif des dossiers du dirigeant.
Réceptionner et trier le courrier pour ne transmettre que les informations essentielles.
Participer aux réunions (en interne ou externe) et rédiger les comptes rendus.
Organiser le classement, l'archivage et la mise à jour des documents.
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Suivre l'état d'avancement des dossiers, réaliser des points réguliers avec le dirigeant.

* Suivi administratif et logistique
Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi de l'activité (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
Gérer les notes de frais du dirigeant.
Passer les commandes de matériel, fournitures et consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
Suivre les conditions d'exécution de certains contrats et assurer un support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, facturation, bons de livraison.).

* Communication interne et externe
Rédiger des supports de communication : notes, rapports, correspondances, comptes rendus.
Assurer la transmission structurée de l'information en interne (vers les équipes) et en externe (vers les partenaires), en lien avec les consignes du dirigeant.
Collecter, centraliser et diffuser les documents provenant des différents services.

Le poste requiert une grande disponibilité et flexibilité horaire, en lien avec les impératifs de l'agenda du dirigeant. Il implique également un haut niveau de discrétion, de réactivité et d'autonomie dans la gestion de tâches variées et parfois sensibles.
Des évolutions sont envisageables en fonction des compétences développées, de l'autonomie acquise et de l'évolution de la structure, notamment vers des missions transversales ou des responsabilités élargies en appui à la direction.

Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Permis :

• B - Véhicule léger