Secrétaire exploitation maritime (H/F)

Description

Rattachement hiérarchique : Responsable logistique
Mission principale
Assurer le suivi administratif, documentaire et opérationnel des escales maritimes et des opérations portuaires. Le (la) secrétaire d'exploitation maritime est un maillon clé dans la coordination entre les armateurs, transitaires, autorités portuaires, transporteurs et équipes d'exploitation.

Responsabilités et activités principales
Gestion administrative des opérations
Saisir, traiter et classer les documents liés aux escales (manifestes, BL, ordres de transport, fiches d'exploitation).
Préparer les dossiers d'escale et les transmettre aux services concernés.
Assurer le suivi des formalités douanières et portuaires en lien avec les autorités.
Rédiger et mettre à jour les tableaux de bord d'exploitation.

Coordination opérationnelle
Collaborer avec les agents maritimes, manutentionnaires, transitaires, transporteurs.
Participer à l'organisation logistique des escales et des flux import/export.
Gérer la planification des arrivées/départs navires et camions avec les équipes terrain.
Assurer la transmission des informations en temps réel aux différents interlocuteurs.

Soutien à l'exploitation
Accueillir et renseigner les clients et partenaires (physiquement et par téléphone).
Enregistrer les mouvements de marchandises dans les systèmes informatiques internes.
Suivre les ordres de transport, bons de livraison et bons de pesée.
Participer à la facturation et à la clôture des dossiers d'escale.

Compétences requises
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, ERP ou TMS portuaire).
Bonne connaissance du vocabulaire maritime et des procédures portuaires.
Compétences en saisie rapide, organisation et gestion documentaire.
Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs simultanément.

Savoir être
Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité et capacité à gérer les priorités.
Bon relationnel, diplomatie et esprit d'équipe.
Discrétion et respect des procédures.

Profil recherché
Une première expérience dans un environnement portuaire, maritime ou logistique est fortement appréciée.

Objectifs clés du poste
Garantir la fluidité des opérations d'escale et de transit documentaire.
Assurer la conformité réglementaire des dossiers.
Maintenir une bonne coordination entre les acteurs portuaires.
Contribuer à la satisfaction des clients et partenaires.

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie