RNCP38667BC01 - Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction

Ce bloc de compétences permet d'acquérir les savoir-faire nécessaires pour assister une équipe de direction au quotidien : organiser ses activités, produire des outils de suivi, améliorer le fonctionnement administratif et assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes.

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
Organiser et suivre sur le plan opérationnel les activités de l'équipe de direction en français et en anglais
Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
Optimiser les processus administratifs
Assurer l'interface orale entre l'équipe de direction et les interlocuteurs internes et externes en français et en anglais

Module 1 : Organiser et suivre les activités de l'équipe de direction
Gérer les agendas, les priorités et les échéances
Organiser les déplacements et les réunions
Produire et diffuser les documents professionnels en français et en anglais

Organisation des activités
Rôle et positionnement de l'assistant de direction. Gestion d'agendas partagés et des priorités. Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement, ordre de mission). Préparation, convocation et suivi des réunions, rédaction de comptes rendus. Rédaction de courriers et mails en français et en anglais. Outils collaboratifs et partage de l'information.

Module 2 : Concevoir des outils de pilotage
Collecter et traiter les données de gestion
Construire des tableaux de bord et des indicateurs
Présenter des informations chiffrées

Outils de pilotage
Notions de base en gestion (budget, coûts, indicateurs). Utilisation avancée du tableur : formules, tableaux croisés dynamiques, graphiques. Conception et mise à jour de tableaux de bord. Mise en forme et présentation des données (supports de synthèse, présentations).

Module 3 : Optimiser les processus administratifs
Analyser les procédures existantes
Proposer et mettre en place des améliorations
Organiser la gestion documentaire et l'archivage

Processus administratifs
Cartographie et analyse des procédures. Identification des dysfonctionnements et propositions d'amélioration. Rédaction de procédures et de modes opératoires. Dématérialisation, gestion électronique des documents et archivage. Règles de confidentialité et RGPD.

Module 4 : Assurer l'interface orale
Accueillir et orienter les interlocuteurs
Filtrer et traiter les appels en français et en anglais
Gérer les situations délicates

Interface orale
Techniques d'accueil physique et téléphonique. Filtrage et traitement des appels. Communication orale professionnelle en anglais. Écoute active, reformulation et adaptation à l'interlocuteur. Gestion des situations difficiles et des réclamations.

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